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大连浙江商会规章制度汇编

注:该制度已于2011年5月16日常务会长办公会上通过,并在商会试运行

 

  为了切实保证商会规范健康的发展,更好地发挥商会的作用,根据国家、省、市对商会管理的各项要求,结合我们商会的实际,特制订大连浙江商会关于商会工作、商会管理等方面的相关规章制度(草),以利于商会工作的正常有序开展。


一、商会会议制度

  会议是商会集合信息、分析情况、研究问题、实行决策、部署工作的重要工作形式和方法,根据商会章程规定和商会的实际,做如下规定:
1、会员大会(会员代表大会)或称年会,每年召开一次,时间原则定在年终。
2、理事大会每年召开二次,召开时间原则定在年初和年终。
3、议事会(常务会长办公会)每年四次,原则每季度一次,根据要求可增加会议次数。
4、会长办公会(或常务会长办公会扩大会议)根据商会工作情况和实际需要不定期召开。
5、以上主要会议根据章程的规定职责内容,研究决定相关问题和工作。如根据情况需临时召开会议时,根据不同会议,分别由商会主要领导研究决定;或由议事会(常务会长办公会)研究通过;或由秘书处提出意见,报商会领导研究批准。
6、商会其他会议活动如培训、联谊、座谈、洽谈等会议活动要列入工作计划,按要求落实。上级部署的会议,按上级要求落实。
7、商会各类会议的成员、参会对象要积极参会,确有事由不能参会时要及时请假。
8、商会的主要会议的议程、材料、名单等由商会秘书处组织落实,根据不同会议可请相关领导和人员参与会议的组织工作。
9、商会的会议要有记录、记载,主要会议、重要会议、专题会议要有纪要,纪要要有主要领导签署,根据不同情况上报、下发和存档。
  10、重要会议确定的事项由会议确定的责任人落实,商会秘书处要及时了解进展情况、掌握信息、跟踪督办会议确定工作任务的落实情况,并及时向相关负责领导反馈工作信息。
  11、商会的一些重要会议和专门会议凡涉及商会团结稳定和社会影响的内容及过程,参会人员应遵守职业道德规范,认真做好保密工作,相关文件不得外传。
  12、年终要将会议制度、会议工作的情况做为商会年终总结的一项重要内容进行总结和分析。

二、商会报告制度

根据上级主管部门要求和规范商会工作的需要,特制订商会此项基本制度。
1、商会生活和工作中的重大事项,如年会、换届、重大项目的签约、重要考察活动、经贸洽谈活动、行政司法事件等应按上级要求,及时报告上级主管部门或相关部门。
2、商会生活和工作中的重要事项、有关决定应按章程和相关规定及时或适时通告相关会员。
3、商会议事会(常务会长办公会)委托或责成落实某项工作的责任人应及时向商会主要领导或议事会(常务会长办公会)反馈、报告工作的进展情况或结果。
4、商会各部门工作的情况除按规定例行报告外,临时发生的重要情况要及时报告商会秘书处直至商会主要领导。
5、商会各部门及秘书处工作人员职责内工作或领导交办的工作要及时或适时报告工作进展情况和结果。
6、报告工作应逐级报告,除特殊情况外一般不得越级上报。
7、商会会员长期外出、新增企业或变更、重大事故、通讯方式变化以及生活中红白喜事应及时报商会秘书处,以及时掌握信息,利于工作。
8、在施行商会报告制度中,商会秘书处有责向相关会员和部门提示和完善此项工作,以促进商会规范发展。

三、商会宣传工作管理规定

  为加强大连浙江商会宣传工作规范化、制度化管理,及时、准确、有效地发布有关信息,更好地宣传报道大连浙江商会及会员企业在经济社会建设中取得的成果,特制定本规定。
1、商会宣传工作由一名常务副会长负责,指导、检查商会的宣传工作。
2、秘书处负责商会对内、对外宣传的具体管理工作。秘书处要按照党和国家的宣传工作方针政策,结合商会宣传工作的实际情况,提出商会宣传工作的主要任务和工作重点,制定实施细则,并安排专职人员负责宣传工作细则的具体实施。
3、宣传工作的主要范围和内容为:
(1)、商会学习贯彻落实省、市政府及相关主管部门的方针、政策、意见的情况。
(2)、商会出台的相关政策、规章、制度、措施的对外发布和商会工作运行中其他重要信息的发布。
(3)、商会重要会议、相关活动及会员企业相关重要活动。
(4)、商会及其会员企业在基础建设、文化建设和经济建设等方面取得的重要成就和典型经验。
4、商会宣传工作的主要载体为商会会刊和商会网站,会刊和网站的建设、管理和日常运行主要由商会秘书处具体负责。
5、商会秘书处要加强与省、市相关新闻媒体的联系与合作,及时组织报道商会及其会员企业改革发展的新成就,努力营造商会积极进取、对商会有利的外围舆论环境。凡对外宣传发表的稿件,根据不同情况分别由相应领导审批。
6、根据国家有关规定,对突发事件和敏感问题的报道,要加强统一管理。突发事件和敏感问题的报道需由商会会长办公会统一领导、统筹协调,商会秘书处组织实施。报道应注意维护社会安定,有利于商会的科学发展,报道中涉及到的重要数字、重要情节,一定要经秘书处审核,并经会长办公会通过后方可发表。对外辟谣工作由商会秘书处具体组织实施,突发事件所涉及到的任何部门或会员企业不得自行对外提供或发布消息。
7、商会的会员企业要积极配合商会的宣传采访工作,主动汇报企业的重大活动及相关事件,为商会的宣传工作提供新闻素材。
8、商会会刊和商会网站的具体管理办法详见附件。

四、商会网站管理制度

  为了进一步加强大连浙江商会网站的管理与维护,充分发挥网站的作用,促进商会内外部信息交流与沟通,及时掌握各种信息,提高商会管理水平,扩大商会知名度,提升商会外部形象,特制定本规定。
1、商会设专职网站管理员,负责商会网站的信息收集汇总、日常管理与维护,负责网站内容更新、新闻发布以及其他信息材料的管理、录入与发布。
2、由网站制作公司负责网站运行的技术维护,并提供相关技术支持与保障。
3、网站主页面原则上每年进行一次审定或改版,改版内容包括页面的动画、颜色、栏目设置组合等。
4、 商会新闻、会员天地和浮动广告等小栏目根据需要随时更新,力争形式多样、有动感。
5、根据商会会员的职务划分,网站将根据会员职务不同对会员个人及其企业采用相应的介绍方式和篇幅。常务副会长以上领导成员将刊登个人照片并详细介绍个人及其企业的相关情况;副会长成员将刊登个人照片并详细介绍个人情况;常务理事及理事成员将刊登照片和个人基本信息;会员只刊登个人基本信息。
6、网站管理员负责网站内容信息的搜集和整理,商会会员应及时向网站管理员提供其个人及其企业的最新相关信息。网站管理员将及时对会员提供的信息进行统一分类、整理、汇总,最终形成稿件报相关领导审阅后方可对外发布。
7、任何人未经批准,不得随意发布信息或更改网站页面版式及内容。
8、网站密码只由商会网站管理员负责掌握。
9、网站管理员发现商会网站被病毒、黑客袭击或发现网站运行不正常,应及时向网络公司报告,由网络公司负责处理。
10、任何人不得在商会网站上发布违反国家法律、法规、有损国家利益、商会形象的言论,不得利用商会网站传播反动、淫秽、不道德以及其他违反国家法律、社会公德的信息。
11、任何人不得利用商会网站发布虚假信息或违反商会规定、影响商会形象、泄露商会机密的信息。
12、网站管理员一经发现有上述10、11条所示内容的信息,立即予以删除,并交由相关部门追究当事者的行政或法律责任。
13、网站管理员应按本规定及时对商会网站进行管理、维护与更新。
  14、本规定解释权归商会秘书处。

五、商会活动制度

  1、每年一至两次国外考察
  2、每年两次会员培训活动
  3、每季一次会员活动(春游、秋游、拓展、中秋联谊等)
  4、每季一次副会长以上会员工作交流会
  5、适时组织市内的招商活动
  6、积极参与配合市政府组织的招商活动
  注:活动费用,除工作人员外原则上自理。

六、商会走访制度

  1、目的:
  了解会员企业现状和需求,加强与会员企业的交流和沟通,为会员企业解决实际困难,及时做好服务工作。
  2、范围:
  理事以上会员企业(包括部分会员)
  3、时间:
  每月至少走访两到三个会员企业
  4、形式:
  商会领导亲自走访和秘书处走访相结合
  5、要求:
  了解会员企业的基本情况,整理相关的资料,悉心倾听企业对商会工作的意见和建议,对当场能解决的当场解决,当场解决不了的认真做好记录,向商会领导和会长办公会汇报,尽快解决。
  6、检查制度:
  走访企业要有详细记录和拟研究解决办法。此项工作由秘书处负责检查落实。
  (注:被走访企业应积极配合并提供方便,走访工作中工作人员的交通费、餐费,由商会支付。)

七、商会会员入会程序的规定

  1、吸收范围
凡浙江籍在连合法企业、承认商会章程均可加入大连浙江商会。
  2、入会手续
会员申请加入大连浙江商会,须填写“大连浙江商会入会申请表”。
  3、审批程序
  会员企业申请入会,由大连浙江商会秘书处具体经办。秘书处接收资料后,及时提出审批意见,按规定程序审批。
  4、会费交纳
申请批准后,会员应及时缴纳相应职务会费。

八、商会秘书处的相关规定

(一)、商会秘书处人员工作守则
  1、按时上下班,上班着装整齐,保持良好的工作形象。
  2、工作要认真负责细致严谨,按时完成职责内及领导安排的各项任务。
  3、接待会员及客人要热情、周到、谦逊谨慎。
  4、外出要请假,因故不能上班要请假。
  5、接听电话态度和蔼,说话礼貌。
  6、讲究卫生,保持室内、桌面整洁。
  7、爱护公物,节约开支,保管好商会的公共财产。
  8、努力学习,不断提高自己的工作能力和业务水平。
  9、遵纪守法,讲究职业道德。
  10、重大问题要及时向上级汇报。
  11、强化安全观念,认真做好“四防”工作。

(二)公文收发管理制度

  1、本办法所指公文包括商会需要办理存档的各种函件、文字材料。
  2、秘书处是商会公文管理的责任部门,由秘书处确定人员专人管理。档案员要主动及时做好立卷、归档和统计和清理
工作,防止档案损坏、丢失,便于检索查阅。
  3、收文
  ① 范围包括:各级党委、政府及相关部门文件(含传真、电报、信函),各省浙江商会、省内各兄弟商会及相关单位的函件(含传真);
  ② 收文办理包括:签收、登记、分发、拟办、传递、承办、催办、存档、立卷、销毁等程序;
  ③ 收文当天及时登记、分类、呈送秘书处负责人提出拟办意见,根据情况逐级提出批办意见;
  ④ 按批办意见交由专人抓紧办理,秘书处负责催办;
  ⑤ 公文办完后,及时将公文归档、立卷;
  ⑥ 没有归档和存档价值的,经鉴别和相关领导批准,可定期销毁。
  4、发文
  ① 范围包括:商会向上级部门报出的请示、报告及其它公文材料,商会与兄弟商会、单位工作联系的各种函件;
  ② 发文办理包括:拟稿、核稿、签发、登记、批示、核对、缮印、用印、送发、归档、立卷、销毁等程序;
  ③ 拟稿人员负责文稿结构层次合理、词句规范通顺、数字准确,核稿人员负责是否需要行文,是否符合国家法律、法规和政策方针,是否需要事前协商,文种格式是否符合规定;
  ④ 所有办公起草公文、函、电等由秘书处负责人审阅,会长签发;
  ⑤ 需要编文号、登记的由秘书处相关人员办理;
  ⑥ 发文要连同签批原稿交秘书处存档。

(三)、档案资料管理制度

  为保障商会档案资料的原始性、真实性和安全性,保障商会各项工作的正常开展,特制定档案资料管理规定如下:
  1、档案资料的范畴
  ① 财务资料:会计、出纳所记载的一切帐薄、原始凭据,所有财务报表、报销凭据、银行往来凭证,所有收支凭证等。
  ② 会议资料:提交会议(会员代表大会、理事大会、常务会长办公会、监事会、党员大会)等研究讨论的提案,以及会议议程、会议决议、会议纪要等。
  ③ 会员资料:会员提供的入会申请表、照片等。
  ④ 书刊资料:付印的书籍、会刊、简报、宣传材料等,刊载商会信息的报纸、杂志及其它信息资料。
  ⑤ 文件资料:商会自成立以来,上报、下发的所有正式文件、函件,政府有关部门,特别是主管部门发给商会的文件、函件等。
  ⑥ 函件资料:以商会名义,发出的所有函件、通知等。
  ⑦ 组织相关活动的资料:商务洽谈、信息交流,座谈会、茶话会、联欢会、团拜会、投资考察、培训学习等相关资料。
  ⑧ 档案资料包括:纸介质、磁介质及电子介质等载体形式。
  2、档案资料的管理使用
  ① 秘书处负责所有档案资料的管理。
  ② 商会在各项工作中形成的具有保存价值的文件材料都必须归档。
  ③ 有关人员查询、使用档案资料时,应予登记;重要资料的查询,应报相关领导审批;秘书处应确保档案资料不丢失、不损坏。
  ④ 秘书处人员要严格遵守上级有关保密的规定,严格保守秘密。凡泄密的,要视情节和后果追究责任。
  ⑤ 对可销毁的档案经领导批准后集中销毁。

(四)、印章管理制度

  1、公章由商会商会秘书处负责人管理,财务章、法人名章由会计、出纳分别负责管理。
  2、各种印章均需专门加锁,置于柜里。对于重要印章,存放保险柜里。
  3、节假日时,应将印章封存。按照有关规定,正式印章、专用印章、钢印、名章等,要指定专人保管,以保证印章的绝对安全和正常使用。
  4、由于机构变动,或其它原因造成印章停用,应按规定和要求,认真负责地做好停用的善后工作。
  5、印章因保管原因出现丢失等情况,对责任人应进行处罚。
  6、会员企业加盖商会印章时,必须经法人同意或授权。

(五)、物品管理制度

  1、物品的购置:商会所有办公物品经预算通过,请示秘书
处负责人同意,由专人负责并约同秘书处一人以上购买。
  2、物品的管理:对购买的物品,由专人统一登记、保管。
  3、物品的发放:办公室按个人照需要分配物品并进行登记。
毛巾、香皂、洗手液、纸杯等低值易耗品实行定期发放制度。
  4、闲置、需报废或处理的固定资产,经会长办公会决定。
任何人不得私自进行处理。固定资产一般不予外借。特殊情况下,经领导同意借用的必须按期归还。
  5、建立固定资产管理台帐。固定资产管理台帐应明确资产
的来源、价值、使用人、资产处置方式及去向等。
  6、工作人员要珍惜、爱护商会各种物品。因过失对物品造成损失的,要查明原因,并根据责任大小由过失人全部或部分赔偿。因违纪违法行为造成损失的,应赔偿全部损失,并视情节给予一定的纪律处分。

(六)、考勤制度

  为加强考勤管理,维护工作秩序,提高工作效率,特制定本制度。
  1、商会员工必须自觉遵守劳动纪律,遵守商会行政管理制度,按时上下班,不迟到,不早退,工作时间不得擅自离开工作岗位,外出办理业务前,须经商会秘书处负责人同意。
  2、周一至周五为工作日,周六、周日为休息日。节日值班由商会秘书处负责人统一安排。
  3、严格请、销假制度。员工因私事请假应告知商会秘书处负责人,请假员工事毕向批准人销假。未经批准而擅离工作岗位的按旷工处理。
  4、上班时间开始后10分钟至30分钟内到班者,按迟到处理;超过30分钟以上者,按旷工半天处理。提前30分钟以内下班者,按早退处理;超过30分钟者,按旷工半天处理。
  5、参加商会组织的会议、培训、学习、考察或其他团队活动,如有事不能参加的,必须提前向组织者或带队者请假。在 规定时间内未到或早退的,按照本制度第四条规定处理。
  6、员工的考勤工作,由秘书处负责人进行监督、检查。对屡屡违规人员要认真处理。

(七)、卫生制度

  1、全体办公室工作人员要坚持每日清扫卫生,做到地面、 桌面、柜上、窗台上清洁、整齐,无灰尘、无烟蒂、无纸屑、无痰迹,办公用品摆放有序。
  2、离开办公室时,切断电源、关好门窗,做好安全工作。
  3、室内不许存放垃圾,及时把垃圾倒入通道。
  4、办公室工作人员要讲究卫生,养成良好的卫生习惯,做到衣着干净整齐,不随地吐痰,不乱扔烟蒂、瓜果皮核以及其他杂物,保持办公室内外清洁美观,创造一个良好的工作环境。

 

大连浙江商会秘书处
二O一一年四月八日

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